Docustar
Le papier et le numérique, dans un seul système.
Docustar est un logiciel d'archivage et de gestion électronique des documents (GED) conçu pour les organisations qui gèrent à la fois des documents numériques et des archives papier. Il centralise l'indexation, la recherche et la conservation de vos documents, et fonctionne aussi bien sur un serveur connecté que sur un réseau totalement fermé.
Parlons de votre projetQuand l'archive devient le problème
Dans la plupart des organisations, les documents vivent à deux endroits : des fichiers numérisés éparpillés sur des disques partagés, et des cartons rangés dans une salle d'archives. Les deux ne se parlent pas.
Retrouver une pièce demande alors de savoir où elle se trouve avant même de la chercher. Un dossier mal rangé est un dossier perdu. Et personne ne sait vraiment combien de temps chaque document doit être conservé.
Docustar réunit les deux mondes dans un seul système, avec une recherche qui lit à l'intérieur des documents et des règles de conservation attachées à chaque dossier. C'est la dématérialisation menée jusqu'au bout : le numérique et le papier pilotés ensemble, pas l'un à la place de l'autre.
Les modules
Archivage numérique
Indexez vos documents numérisés, consultez-les en PDF et gardez l'historique de chaque version. Le texte est extrait automatiquement au moment de l'indexation.
Archivage physique
Préparez, versez et localisez vos archives papier. Chaque dossier porte sa position réelle dans la salle d'archives, sous la forme d'un code comme M02-E5.
Plan de classement et conservation
Construisez votre plan de classement en arborescence et attachez à chaque dossier sa règle de conservation. La durée pendant laquelle un document doit être gardé cesse d'être une question ouverte.
Recherche plein texte
La recherche lit le contenu des documents, pas seulement leur titre. Elle exige d'abord tous vos mots, puis élargit si elle ne trouve rien. Elle vous prévient quand le résultat n'est plus exact.
Sécurité par habilitation
Le niveau de sécurité se règle sur les branches du plan de classement et descend automatiquement aux dossiers. Un agent ne voit que ce que son habilitation autorise, y compris dans les résultats de recherche.
Import en lot
Reprenez vos archives déjà numérisées sans les ressaisir. Docustar parcourt vos dossiers, propose un essai à blanc avant tout enregistrement, puis indexe en lot.
Comment ça marche
Numériser
La numérisation de vos documents papier alimente Docustar, un document à la fois ou par lots entiers.
Indexer
Chaque document reçoit son titre, sa date, son auteur et son dossier de classement. Le texte du PDF est extrait automatiquement pour alimenter la recherche.
Rechercher
Vos équipes retrouvent un document en tapant ce dont elles se souviennent. La recherche lit le contenu et respecte les habilitations de chacun.
Conserver
Chaque dossier suit sa règle de conservation, et l'archive papier garde sa position physique. Vous savez où est l'original et combien de temps le garder.
Ce qui le distingue
Le papier et le numérique, ensemble
La plupart des logiciels traitent l'un ou l'autre. Docustar suit le document numérisé et le carton dont il vient, avec sa position exacte dans la salle d'archives.
Fonctionne sans internet
Docustar s'installe sur un serveur totalement coupé du réseau, par simple clé USB. Le moteur de recherche et la lecture de l'écriture manuscrite sont embarqués : aucune donnée n'est envoyée sur internet.
Lit les dates manuscrites
Sur les fiches remplies à la main, Docustar lit la date écrite au stylo pour préremplir la fiche d'indexation. Quand il n'est pas certain, il ne propose rien plutôt qu'une date fausse.
En images
Questions fréquentes
Qu'est-ce qu'un logiciel d'archivage, et en quoi est-ce différent d'un disque partagé ?
Un disque partagé stocke des fichiers. Un logiciel d'archivage leur donne un plan de classement, une durée de conservation, des droits d'accès et une recherche qui lit leur contenu. Sur un disque partagé, un document mal rangé est perdu ; dans Docustar, il reste retrouvable par ce qui est écrit à l'intérieur.
Quelle est la différence entre un logiciel d'archivage et une GED ?
Une GED, autrement dit une gestion électronique des documents, organise les documents que vous utilisez au quotidien. L'archivage s'occupe de ce qu'il faut garder : la durée de conservation, le sort final, la traçabilité, et l'archive papier d'origine. Docustar fait les deux, ce qui évite d'avoir un outil pour les documents vivants et un autre pour les documents conservés.
Docustar gère-t-il aussi les archives papier ?
Oui, et c'est l'une de ses particularités. Docustar suit la préparation, le versement et l'emplacement de vos archives papier, et enregistre la position physique de chaque dossier sous la forme d'un code de meuble et d'étagère, par exemple M02-E5.
Faut-il une connexion internet pour utiliser Docustar ?
Non. Docustar est prévu pour fonctionner sur un serveur sans aucun accès à internet. L'installation se fait par clé USB, et tous les composants sont embarqués dans le paquet d'installation, y compris le moteur de recherche et la lecture des dates manuscrites.
Peut-on reprendre des archives déjà numérisées ?
Oui. Le module d'import en lot parcourt vos dossiers existants et les rattache à votre plan de classement. Un essai à blanc vous montre ce qui sera importé avant que quoi que ce soit ne soit enregistré.
Comment fonctionne la recherche ?
La recherche porte sur le contenu des documents, extrait automatiquement au moment de l'indexation. Elle procède en deux temps : d'abord une recherche stricte qui exige tous vos mots, puis une recherche plus large si la première ne donne rien. Un bandeau vous indique alors que le résultat n'est plus exact.
Qui peut voir quels documents ?
Chaque agent possède un niveau d'habilitation. Le niveau requis se règle sur les grandes branches du plan de classement et descend automatiquement à tous les dossiers qu'elles contiennent. Un agent ne voit que ce que son habilitation permet, y compris dans les résultats de recherche.
Comment Docustar gère-t-il les durées légales de conservation ?
Chaque dossier du plan de classement porte sa règle de conservation. La durée pendant laquelle un document doit être gardé est donc décidée une fois, au niveau du classement, puis s'applique à tout ce qui y est rangé.
De quoi Docustar a-t-il besoin pour fonctionner ?
Docustar s'installe sur un serveur Linux avec Docker. Vos équipes y accèdent ensuite depuis un simple navigateur, sur le réseau de votre organisation. Aucun logiciel n'est à installer sur les postes de travail.
Construisonslaprochaine.
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