Audit et conseil en archivage
Nous venons voir ce que vous détenez, sur papier comme sur disque. Nous en ressortons avec un état des lieux, un plan de classement, des règles de conservation et une politique d'archivage écrite.
Notre expertise
Expert en archivage
Nous prenons en charge l'archivage de bout en bout. Nous examinons ce que vous détenez, nous équipons votre salle d'archives, nous numérisons vos documents et nous mettons en place la plateforme qui les rend consultables.
Quand l'archive devient le problème
Une salle d'archives se remplit toujours plus vite qu'elle ne s'organise. Au bout de quelques années, plus personne ne sait exactement ce qu'elle contient.
Retrouver une pièce précise demande une demi-journée, et parfois deux personnes. Le temps passé à chercher ne se voit nulle part dans les comptes, mais il est réel.
Personne ne sait ce qui peut être détruit, alors rien ne l'est. La salle déborde, et on loue un local de plus.
Et le jour où un contrôle réclame un document daté, il faut espérer qu'il est encore là et qu'on saura le retrouver.
Nos prestations
Cequenousfaisonspourvous
Organisation de votre salle d'archives
Nous équipons la salle avec les rayonnages, les meubles et les boîtes. Puis nous rangeons vos archives et nous donnons à chaque dossier une position codée, qui dit exactement où il se trouve.
Numérisation de vos documents
Nous numérisons vos documents papier, en extrayons le texte et les indexons. Vos archives deviennent consultables depuis un poste de travail, au lieu d'être seulement stockées.
Gestion électronique des documents
Nous mettons en place la plateforme qui fait vivre vos archives : votre plan de classement, vos durées de conservation, les habilitations de chaque agent, la reprise de vos documents déjà numérisés. Elle fonctionne sur un réseau totalement fermé, sans internet.
Formation et accompagnement
Nous formons vos équipes à tenir leurs archives elles-mêmes : le versement, l'indexation, la recherche, la gestion du plan de classement. Puis nous restons joignables.
Destruction et élimination réglementaire
Quand une durée de conservation arrive à son terme, nous identifions ce qui peut partir, procédons à la destruction et vous remettons le bordereau qui en fait la preuve.
La méthode
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Audit
Nous recensons tout ce que vous détenez, sur papier et sur ordinateur, et nous mesurons le volume réel. Vous savez enfin ce que vous avez.
Plan de classement
Nous construisons l'arborescence avec vos services et fixons, branche par branche, la durée pendant laquelle chaque document doit être conservé.
Organisation physique
Nous équipons la salle et rangeons les archives. Chaque dossier reçoit une position codée, comme M02-E5, qui dit exactement où il se trouve.
Numérisation et indexation
Nous numérisons, extrayons le texte et indexons chaque document avec son titre, sa date, son auteur et son dossier.
Mise en service et formation
Nous ouvrons la plateforme à vos agents, réglons les habilitations et formons les équipes qui s'en serviront tous les jours.
Pourquoi nous
Cequinousdistingue
Chaque dossier reste retrouvable
Le plan de classement, la position codée dans la salle et l'indexation fonctionnent ensemble. Retrouver un document redevient l'affaire de quelques secondes, et non d'une demi-journée.
Fonctionne sans internet
La plateforme tourne sur un réseau totalement fermé. Une coupure de connexion n'arrête pas le travail, et vos documents ne partent sur aucun service extérieur.
Un seul interlocuteur, du papier à l'écran
L'audit, les rayonnages, la numérisation, le logiciel et la formation viennent de la même équipe. Personne ne se renvoie la responsabilité.
Une équipe sur place
Nous intervenons depuis Lomé, chez vous, sur site. Pas une adresse de support dans un autre fuseau horaire.
Parlons de vos archives
Dites-nous ce que vous détenez et où vous en êtes. Nous vous répondons avec une première lecture de votre situation.
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